Inhoudsopgave

1. Over deze privacyverklaring

2. Wie zijn wij?

3. Van wie worden persoonsgegevens verwerkt?

4. Waarvoor worden persoonsgegevens verwerkt?

5. Hoe lang worden persoonsgegevens bewaard?

6. Aan wie worden persoonsgegevens doorgegeven?

7. Welke maatregelen nemen we ter bescherming van persoonsgegevens?

8. Welke rechten hebt u bij de verwerking van persoonsgegevens?

Bijlage 1: Welke gegevens staan in de ledenadministratie?


1. Over deze privacyverklaring

Voor de Protestantse Kerk in Nederland en haar gemeenten is privacy en een veilige omgeving van groot belang. De Protestantse Kerk in Nederland en haar gemeenten zijn volgens de kerkorde geroepen tot dienst aan de wereld waarin omzien naar elkaar, betrokkenheid met elkaar en het vormen van een gemeenschap belangrijke pijlers zijn. De kerk is er voor iedereen. Ook zij die geen lid zijn van de kerk mogen meedoen, pastoraat of diaconale hulp ontvangen en op andere wijze participeren in de Protestantse Kerk in Nederland, haar gemeenten en andere organisatievormen.

Deze privacyverklaring is bedoeld om informatie te geven over het gebruik van persoonsgegevens. Daarnaast geeft deze verklaring inzicht in de doelen en grondslagen van gegevensverwerking binnen de kerk. Betrokkenen kunnen in deze verklaring lezen welke persoonsgegevens worden verwerkt. Deze verklaring beschrijft tevens de rechten die een betrokkene met betrekking tot de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens heeft en wie daarvoor de contactpersoon bij de kerk is.

 

2. Wie zijn wij?

De Oude Kerk Zwijndrecht is onderdeel van de Protestantse Kerk in Nederland.

De organisatie van de Protestantse Kerk in Nederland en haar gemeenten is gebonden aan specifieke (kerkelijke) regels. Deze regels werken ook door in de privacybescherming. De Algemene Verordening Gegevensbescherming geeft ruimte aan de kerken om conform hun eigen kerkelijke regels gegevens te verwerken. De Protestantse Kerk in Nederland bestaat uit lokale gemeenten. De gemeenten en haar diaconieën bezitten rechtspersoonlijkheid.

Dit document is de privacyverklaring van de Oude Kerk (wijk 2) Zwijndrecht. U kunt contact opnemen met de Oude Kerk via de volgende gegevens:

Scriba Oude Kerk Zwijndrecht
Kerkstraat 49
3331 XL Zwijndrecht
scriba@oudekerkzwijndrecht.nl 

 

3. Van wie worden persoonsgegevens verwerkt?

De Oude Kerk verwerkt de gegevens van personen die als leden zijn ingeschreven. Een overzicht van de in de ledenadministratie verwerkte gegevens is als Bijlage 1 bij deze privacyverklaring gevoegd.

Daarnaast worden gegevens verwerkt van abonnees op het kerkblad, het Contactblad en nieuwsbrieven. Het gaat hier met name om de naam en contactgegevens.

Verder worden persoonsgegevens verwerkt in het kader van hulpaanvragen die bij de diaconie binnenkomen.


4. Waarvoor worden persoonsgegevens verwerkt?

Gezien de werking van de Protestantse Kerk vindt er in de gemeente een aantal verwerkingen plaats die direct verband houden met de kerkorde. In de onderstaande tabel staat om welke doeleinden het gaat en wat de grondslag voor de verwerking is.

Doeleinden
Grondslag
Ledenadministratie
De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten,
en/of;
ter uitvoering van de overeenkomst van het lidmaatschap.
De organisatie van de kerk kent ambtelijke vergaderingen die leiding geven aan de gemeente. In deze ambtelijke vergaderingen zitten ambtsdragers die daarin verkozen worden. De orde van de kerk schrijft voor dat ambtsdragers door de gemeente of door de ambtelijke vergadering worden verkozen. Binnen deze verkiezingsprocedure worden persoonsgegevens verwerkt. Allereerst worden door gemeenteleden namen genoemd van die leden die naar hun mening in aanmerking van het ambt komen. Daarna krijgen de gemeenteleden een lijst met verkiesbare personen.
De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten,
en
het gerechtvaardigd belang van de kerk om haar ambtelijke structuren vorm te geven naar haar eigen inrichtingsvrijheid.

 

In het kader van het plaatselijk leven en werken van de kerk verwerkt de plaatselijke gemeente diverse persoonsgegevens. Per verwerkingsstroom staat in onderstaande tabel om welke situatie het gaat, welke gegevens worden verwerkt en wat de grondslag van verwerking is.

Doeleinden
Grondslag
Verzending van kerkblad, contactblad en (e-mail)nieuwsbrieven
De gemeente verzamelt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten,
haar gerechtvaardigd belang,
en de uitvoering van de overeenkomst.
Er worden in de kerkblad en de nieuwsbrief gegevens rondom geboortes, overlijden, huwelijken, ziekte, jubilea en dergelijke vermeld. De berichten worden ook op de website geplaatst, maar zijn alleen toegankelijk voor leden.
Deze gegevens kunnen ook tijdens kerkdiensten in het gebed of anderszins worden genoemd worden. De kerkdiensten zijn openbaar te bezoeken en worden uitgezonden via kerkradio en internet.
Voor het vermelden van de gegevens wordt toestemming gevraagd aan de betrokkene.
Er worden beeld- en geluidsopnamen van kerkdiensten gepubliceerd. Het is in uitzonderingsgevallen mogelijk dat bezoekers van de dienst in beeld komen en/of op de geluidsopname te horen zijn, dan wel dat er gegevens van gemeenteleden in voorbede of op andere momenten tijdens de dienst worden verwerkt.
De camera’s in de kerk zijn gericht op het liturgisch centrum. Bezoekers zijn alleen zichtbaar als zij zich tijdens de dienst daar bevinden (bijvoorbeeld bij een doop-, belijdenis of bevestigingsdienst).
Avondmaalsdiensten worden niet met beeld uitgezonden.
Bijzondere diensten (rouw- en trouwdiensten) worden alleen uitgezonden indien de betrokkenen daarom verzoeken.
Om al haar leden en al Gods mensen in staat te stellen deze kerkdiensten mee te maken plaatst de gemeente kerkdiensten online op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en haar gerechtvaardigd belang.
Op de website wordt een ledenlijst gepubliceerd met naam, foto en contactgegevens van gemeenteleden. Deze ledenlijst is alleen voor leden van de gemeente toegankelijk.
De gemeente verzamelt en vermeldt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten. Het bijhouden van een ledenbestand stelt leden van de gemeente in staat contact met elkaar te zoeken en naar elkaar om te zien en biedt de mogelijkheid voor leden om onderling activiteiten te organiseren.
Op onze website staan functionarissen van de gemeente. Het betreft de pagina Contact op de website, waarop naam, functie en het bij de functie behorende e-mailadres worden genoemd.
De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar gerechtvaardigd belang om de gemeente als toegankelijke gemeenschap te laten functioneren.
Op onze website staan gegevens en foto’s van kerkenraadsleden. Deze gegevens zijn alleen zichtbaar na inloggen op de website..
De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar gerechtvaardigd belang om de gemeente als toegankelijke gemeenschap te laten functioneren.
Gemeenteleden worden aangeschreven voor het doen van een financiële bijdrage of toezegging
Om voldoende financiën te verkrijgen verzoekt de gemeente haar leden op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en haar gerechtvaardigd belang  om een financiële bijdrage.
Hulpaanvragen bij de diaconie worden opgenomen in een administratie.
De gemeente en diaconie hebben tot taak om te zien naar de hulpbehoevenden in de wereld en verwerken derhalve op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en ter uitvoering van een overeenkomst tot hulpverlening deze gegevens.

 

5. Hoe lang worden persoonsgegevens bewaard?

Wij zullen de persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is. Gegevens van leden bewaren we in ieder geval zolang zij lid zijn. Bij uitschrijving bewaren we de gegevens nog twee jaar alvorens deze naar een historisch archief gaan. Soms gelden er wettelijk langere bewaartermijnen.

 

6. Aan wie worden persoonsgegevens doorgegeven?

De persoonsgegevens worden niet verstrekt of verkocht aan derden. Wij geven geen gegevens door aan landen buiten de EU of bedrijven die  niet vallen onder een land met een adequaat beschermingsniveau.

Met eventuele derden die persoonsgegevens onder onze verantwoordelijkheid verwerken (bijvoorbeeld administratiekantoren of diensten voor de bezorging van post en e-mail) wordt geheimhouding contractueel vastgelegd.

 

7. Welke maatregelen nemen we ter bescherming van persoonsgegevens?

U heeft het recht dat er zorgvuldig en rechtmatig met uw persoonsgegevens wordt omgegaan. Daarom zorgt de gemeente ervoor dat uw privacyrechten en gegevensbescherming op orde zijn door deze standaard te beveiligen en privacyregels standaard toe te passen. Binnen de kerk is eenieder die op basis van zijn kerkelijke functie gegevens ontvangt op grond van ordinantie 4-2 tot geheimhouding verplicht. Om op een veilige en bewuste manier om te gaan met persoonsgegevens heeft de gemeente de nodige technische en organisatorische maatregelen getroffen.

 

8. Welke rechten hebt u bij de verwerking van persoonsgegevens?

Om te voldoen aan verzoeken van betrokkenen en ervoor te zorgen dat er passende en organisatorische maatregelen worden genomen om aan de privacy-regels te voldoen heeft de gemeente de coördinatie van die waarborgen belegd bij: de kerkenraad.

Om in contact te treden of een verzoek conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming te doen kunt u contact opnemen met de scriba van de kerkenraad via de hierboven vermelde contactgegevens.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming geven betrokkenen de volgende rechten:

  1. Het recht op dataportabiliteit
    Het recht om uw eigen persoonsgegevens die zijn verzameld op basis van toestemming of vanwege de uitvoering van een overeenkomst in een digitaal gangbaar en leesbaar formaat te ontvangen en/of te verstrekken aan een andere partij.
  2. Het recht op vergetelheid
    Het recht om ‘vergeten’ te worden. Uitschrijving uit de kerk is mogelijk en de gemeente moet voldoen aan uw verzoek om vergeten te worden voorzover de belangen van anderen of de legitieme belangen van de kerk zich daar niet tegen verzetten.
  3. Recht op inzage
    Het recht van mensen om hun persoonsgegevens die worden verwerkt in te zien.
  4. Recht op rectificatie en aanvulling
    Het recht om de persoonsgegevens die van u worden verwerkt te wijzigen. Gegevens kunnen worden gewijzigd indien men van mening is dat deze niet kloppen, voorzover de belangen van anderen of de legitieme belangen van de kerk zich hiertegen niet verzetten.
  5. Het recht op beperking van de verwerking
    Het recht om minder gegevens te laten verwerken
  6. Het recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering
    Oftewel: het recht op een menselijke blik bij besluiten. Bij besluiten gaat het om besluitvorming voor rechtsgevolgen hebben of de betrokkene in zijn/haar aanmerkelijk belang treffen.
  7. Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking
  8. Het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Voor een verzoek met betrekking tot één van de bovenstaande rechten neemt u contact op met de gemeente via de contactgegevens hierboven vermeld. Voor uitschrijving als lid van de kerk vereist de kerkorde dat u een uitdrukkelijk verzoek richt aan de plaatselijke kerkenraad.

De gemeente zal vervolgens uw verzoek behandelen. De gemeente zal eerst moeten vaststellen of u daadwerkelijk bent wie u zegt dat u bent en of het recht waarop u zich beroept wel van toepassing is. Indien dat zo is heeft de gemeente een maand vanaf uw verzoek om aan uw verzoek te voldoen, tenzij de omstandigheden nopen tot een verlenging van de termijn tot maximaal drie maanden. Bij een dergelijke verlenging zult u een met redenen omklede verklaring daarover krijgen. De gemeente zal vervolgens zo goed mogelijk aan uw verzoek voldoen. Bij het voldoen aan uw verzoek moet de gemeente rekening houden met de privacy-rechten van anderen en het gerechtvaardigd belang en de gerechtvaardigde activiteiten van de kerk.


 

Bijlage 1: Welke gegevens staan in de ledenadministratie?

 

De Protestantse Kerk in Nederland kent een centrale ledenadministratie. De Oude Kerk maakt gebruik van dit systeem.

Voor zover bekend en van toepassing worden de volgende burgerlijke gegevens geregistreerd:

alsmede de volgende kerkelijke gegevens:

onder vermelding van de wijkgemeente waartoe betrokkene behoort.